I veiledning av team og organisasjoner dukker det altfor ofte opp situasjoner der planlagte prosesser og oppgaver ikke har blitt gjort eller fulgt opp. Slikt trigger refleksjon og stiller spørsmål med alt fra veilederrollen til motivasjonen og innsatsen som legges ned i teamet eller organisasjonen for å få til forbedring og endringer.
I løpet av min refleksjonen kom jeg over «Scrum» - et prosessverktøy eller rammeverk som hjelper team til å lykkes med å få ting gjennom og gjort. Opprinnelsen kommer fra software- og elektronikkbransjen hvor kravet til utvikling ble tydeliggjort når gjennomføringstiden ble så lang at når noe endelig kom ut, så var det ikke lenger behov for det eller kunne brukes. Samtidig som køen av ting som skulle vært tatt tak i bare vokste.
Dette var til hjelp og jeg skimtet en viss parallell til opplevelsen i gjennomføringsfasen av små og store prosjekter, og da spesielt i frivillige organisasjoner med begrensede ressurser. Ønsket om å gjøre mange ting er ofte sterkt, mens viljen til å ta de tøffe valgene med påfølgende prioriteringer er svakere. Resultatet i at det ofte jobbes med for mange ting på én gang i forhold til tilgjengelige ressurser og ender igjen opp med å ikke gi de ønskede endringene.
Grunnprinsippene fra Scrum-modellen kan heldigvis komme oss til hjelp, hvor det gis fokus på ett område av gangen og kjører prosjektet gjennom en «sprint» som dagens blogg peker på. I sprinten fokuseres det på dedikert ledelse, ressurser, planlegging og evaluering, med full oppmerksomhet på ett område av gangen.
Verdier
som støtter scrum-modellen og gjør at det lykkes er blant annet
- mot
til å endre praksis på en måte som går over og forbi tidligere praksis og tradisjoner,
- fokus over tid slik at prosessen holdes på skinner og ikke mister momentumet,
- forpliktelse til teamet og til prosessen med støtte og support til å stå hele løpet ut,
- respekt for hverandres forskjellighet og gaveutrustning, og
- åpenhet til å søke nye veier, se ting med nye øyne og lytte til forskjellige stemmer.
Scrum har egne løp med utdannelse og sertifisering i denne metoden. Det kan du utforske videre, men kanskje finnes det allerede en Scrum-master i din organisasjon, team eller kontaktnett som gjør dette til daglig i sitt arbeid eller virksomhet, men som ikke har sett muligheten av å bruke det i deres team eller sluppet til med sin spesialkompetanse?
Her er et utvalg av 5 prinsipper vi kan lære fra Scrum tankegangen i arbeidet med prosjektgjennomføring:
# 1 – Skaff deg en oversikt over alle ønskede tiltak og prosjekt
Mange har gjort strategiske planlegginger og kartlagt alt som er ønsket eller trengs å gjøres. Det er avgjørende når det skal velges hva en skal gå videre med.
Refleksjon/oppgave:
Har dere klar en oversikt over oppgaver og viktige prioriteringer i tiden fremover?
# 2 – Velg ett prosjekt av gangen og planlegg sprinten
Neste oppgave blir å prioritering blant alle gode tiltak og ting, det som kan gjøre den største forskjellen for å komme videre. Her må en bare innse at vi ikke kan gjøre alt det vi gjerne vil.
Refleksjon/oppgave:
Hva er viktigst akkurat nå? Hvis du må velge ett prosjekt eller oppgave, hva blir det da?
# 3 – Bemann sprinten med ledelse og nok ressurser
I Scrum-modellen er det definert både en Scrum-master som leder prosessen og et Scrum-team. Tenkninge her er avgjørende: At noen blir gitt dedikerte oppgave for det som skal gjennomføres, med klare rammer og nødvendige ressurser.
Refleksjon/oppgave:
Er prosjektet eller prosessen bemannet for endring med ledelse og team, gitt ressursene som er nødvendig?
# 4 – Ha hyppige vurderinger
I scrum-modellen legges det opp til korte daglige møter for oppfølging. For prosjekter med frivillige som deltar og med tid fra folks fritid, gode vilje og overskudd vil en slik tilnærming være nærmest utenkelig. Men prinsippet er allikevel viktig: Hyppige vurderinger slik at vi vet hvordan vi ligger an. Uten dette vil alle prosjekter skli ut og miste nødvendig energi, fokus og fremdrift.
Refleksjon/oppgave:
Har du etablert/avtalt intervall for vurdering av fremdrift etter forventede nedskrevne milepæler?
# 5 – Evaluering, læring og klargjøring for neste prosesss.
Det positive med en slik tidsbegrenset prosessmodell er at en oppnår resultat og måloppnåelse. Det gir økt motivajon til nye oppgaver, og evalueringen gir læring inn mot neste prosjekt.
Refleksjon/oppgave:
Har du satt av tid til evaluering og læring i prosjektarbeidet?
Bruk gjerne kommentarfeltet under og gi din tilbakemelding på dette om du har noe av verdi som kan tilføre verdi både tilbake til meg og til andre.
Av Jon Løvland, 26.10.21
Kilde:
Les gjerne
mer om Scrum på www.scrum.org
Takk for din påmelding!